じろー日記

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『これ、あの頃に知っていればなあ〜』がテーマのじろうの雑記ブログ

【徹底解説】これでメール処理がすごく楽になる!Gmailの自動振り分け機能の紹介!

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どうも。じろうです。

 

社会人になり、ようやく2年目になりました。

 

最近、会社やプライベートのメールソフトに

Gmailを利用している人が多くなっています。

 

どんなPCでも見れるので、超便利ですよね。

Thunderbird乙です。)

 

そこで、今回は、日常のメール処理が格段に楽になるGmailの自動振り分け機能の紹介します。

 

 

 

自動振り分け機能とは

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自動振り分け機能とは、Gmailに届いたメールをある条件に従って、自動的に振り分ける(分類する)機能です。

例えば、xxxx@gmail.comから来たメールは、「aaaa」というボックスに入れる。

件名に「ご依頼」という文字を含む場合は、「依頼メール」というボックスに入れる。

社長から来たメールには、重要メールの証のスターをつける。

など、自動的にメールの振り分けを行ってくれます。

 

上の画像は、全体像です。

少し話が構造よりになりますが、使いこなすにはとても大切な知識です。

Gmailが振り分けを行う際、

届く⇨選別する⇨振り分ける

という3Stepを自動で行っています。

 

こんな便利な機能があるにも関わらず、多くの人は、

めんどくさいから、後でやろう

と先延ばしにしがちです。

 

どんなことが出来るのか?

 では、gmailの自動振り分け設定でどんなことが出来るのか?を紹介していきます。

きっと今の仕事を楽になる状態が実現できます!

 

「誰からのメール?」で振り分け

 

最も簡単な使い方です。

 

重要な取引先や上司などのメールを受信トレイではなく、別のフォルダに届くように設定することで、連絡漏れなどのミスが少なくなります。

 

ちなみに、僕は、問い合わせ関係と自分とは無関係なPJT(なぜかccに僕が入っているもの)などを自動で振り分けるようにしています。

 

件名で振り分け

これがすぐ使え、最も役に立つのではないでしょうか!

 

件名に特定のキーワードがあれば、別フォルダに移動できます。

 

例えば、「問い合わせ」というキーワードを設定すれば、「問い合わせ」と件名に含むメールを自動的に、受信トレイではなく、別フォルダに振り分けることができます。

 

諸連絡やシステムの都合上、メールが届くものに対して、設定しておくと、受信トレイが綺麗な状態に保てます。

 

ちなみに、僕は、「依頼」というキーワードを設定しており、依頼内容を受信トレイを漁らずに、すぐ確認出来るようにしています。

(この使い方、オススメです!!)

 

スターをつける

これもなかなか使えます。

 

Gmailには、「スターをつける」 という機能があります。

(スターに関して、ご存知の方は、読み飛ばして下さい。)

 

削除したくない、重要だといったメールに関して、

「このメールは重要ですよ!」といったマークをつけることができます。

それが、スターです。

 

要は、重要マークですね。

 

そのスターを自動的につけることができます。

例えば、社長からのメールにスターをつける。件名に「至急」と含むものには、スターをつけるなど、メールの優先順位を自動的に決めてくれます。

(もちろん、設定が必要ですが・・・笑)

 

自動振り分けのメリット

何が出来るかを理解した上で、

この章では自動振り分けのメリットについて紹介してきます。

 

重要な連絡の漏れを防ぐことができる

連絡を見過ごすことは、社会人としてやっちゃいかんです。

 

特に新入社員のうちは、信用をいかに獲得できるかで

評価が変わってしまいます。

 

重要な連絡は、こっち。

A社長からの連絡は、あっち。といった具合に振り分けることで、

大量のメールにそのメールが埋もれることはありません。

 

必要なメールを探しやすい!

これが一番のメリットではないでしょうか。

上司に、「こないだ送ったメールは、どうなってる??」と聞かれた経験はありますでしょうか。

(僕はあります。結構言われていました。)

 

自動振り分けをしていなかったら、大量のメールがある受信トレイから探さないといけません。

しかし、自動振り分け設定をある程度行うと、

受信トレイに残るメールが少なくなりますし、

もしその上司のメールを、別のフォルダに振り分け設定していると、

すぐに見つけることができます。

 

これだけでも、時短にもなりますし、効率的です。

 

自動振り分けのデメリット

実は、1つだけデメリットがあります。

 

設定方法がやや複雑

設定が慣れるまで複雑なんですよね。。。

 

検索条件ってなに?

フィルタ条件ってなに?

ってなりがちです。

 

設定できたと思えば、なぜか自分の思い通りにならない・・・なんてことも。

 

僕も最初はかなり手こずりました・・・

しかし、今ではどんな設定でも思い通りに、わずか1分で出来るようになりました。

 

振り分け設定の際に、僕自身が苦労した点・陥りやすいポイントを

以前まとめたので、参考までに過去記事を貼っておきます。

 

jiroooblog.hatenablog.com

 

最後に

 

いかがでしたでしょうか。

日々の効率化に役に立ちましたでしょうか。

お役に立てれば、幸いです。

では、より良いGmailライフを!!