小学生でも完全理解！gmailの自動振り分けの設定方法！
どうも。じろうです。
最近、会社でgmailを使う人が多くなっていると思います。
社会人の方は、毎日バンバンメールが来ますよね。
そのせいで、超重要なメールを見落として、怒られた・・・
っていう人も中にはいるんじゃないでしょうか。
そこで、gmailの自動振り分けをすれば、
快適なgmail生活、社会人生活が待っています。
しかし、自動振り分け設定したい！と思っても、
「サイト通りにやっても、振り分けできていない・・・」
ってことありませんか？
皆さまに、
つまづきやすいポイントをまとめ、
この手順なら、絶対にストレスなく設定できる方法も伝授します。
（筆者の僕もマスターするのに、かなり手こずりました・・・）
この記事を参考にした場合の設定後のイメージは、こんな状態になります。
一言で言えば、
受信トレイをすっ飛ばして、各ラベルにメールが貯まっていく状態です。
目次は以下の通りです。
（ある程度gmailに理解がある方は、陥りやすいポイントさえ確認して頂ければ、
自分のミスに気づくかと思います。）
フィルタまでの大まかな流れ
gmailの自動振り分けの設定が上手くできない人は、
設定完了までの流れについて誤った理解をしていると感じます。
gmailというサービスを展開しているgoogle側の責任もあるとは思うのですが、
流れを理解すると、かなりストレスなく設定ができ、
快適なgmail生活を送れると思います。
大体の流れはこんな感じです。
大きく分けて、
①メールを探す
②振り分ける
という2stepが存在します。
誤った理解をしてしまうポイントは、「フィルタ条件」の意味です。
検索条件とフィルタ条件を同じと捉えてしまうのですが、
フィルタ条件は、振り分け条件のことで、検索条件とは別です。
この誤解が解ければ、非常にストレスなく、自動振り分けは設定できると僕は思います。
では、ここからは具体的な手順について紹介していきます。
手順
gmailを開く
まず本題となるgmailを開きましょう。ここがスタートです。
※ちなみに、公三郎は、偽名です。
本記事の為に、作成したgmailアカウントです。
ラベルより先にフィルタを設定する
ここがポイントです。
ラベルを作成する前に、先にフィルタを作成していきます。
上手く設定できない方は、ラベル作成からスタートしてしまいます。
騙されたと思って、フィルタ設定から作成していきます。
検索条件の設定画面を表示させましょう
検索条件の入力画面は、右上の「▼」のボタンを選択すれば、表示されます。
検索条件を作成しましょう
ここでは、届いた大量のメールの中から、特定のメールを探す条件を設定します。
FromとかToとか色々と条件が設定できますが、
簡単に説明すると、こんな感じです。
| フィルタ条件 | 簡単に言うと！ | こんな時に使える！ |
| From | 誰からメールが来た時 | Aさんからのメールを自動振り分けしたい！ |
| To | 誰にメールを送った時 | 部下があるお客さんに送ったメールだけを自動振り分けしたい！ |
| 件名 | 件名中に、こんな言葉があった時 | 「問い合わせ」と件名にある場合だけ、自動振り分けしたい！ |
| 含む | 本文中に、こんな言葉があった時 | 「依頼」と本文中にあるメールだけを自動振り分けしたい！ |
| 含まない | 本文中に、こんな言葉がなかった時 | 「依頼」と本文中にないメールだけを自動振り分けしたい！ |
今回は、最も簡単な「From」で設定してみます。
Fromの欄に、ある特定のメールアドレスを入力しましょう。（今回は、naomi-noreply@google.comにしています。）
そして左下の「この検索条件でフィルタを作成」を選択します。
選択すると、届いたメールの中から、『「naomi-noreply@google.com」から来たメールを探して下さい』という条件設定が完了しました。
フィルタ条件を作成する
次は、フィルタ条件を作成していきます。
要するに、「特定のメールに、どういう処理を行うか？」を設定していきます。
「受信トレイをスキップ（アーカイプする）にチェックを入れましょう
gmailを使っているとよく「アーカイプ」という言葉がでてきます。
「アーカイプ」とは、「受信トレイからメールを取り除く」という意味です。
メールを削除ではなく、受信トレイから取り除くだけなので、受信トレイの整理する上で有効な機能です。
なので、アーカイプの設定をしていないと、受信トレイにメールが溜まってしまいます。
ラベルを作成しましょう
ここでラベルを作成していきます。
ラベルを付けるにチェックを入れ、「ラベルを選択」から新しいラベルを作成しましょう。
今回は、「test」というラベルを作成します。
ラベル名を入力し、「作成」のボタンを選択しましょう。
そうすれば、ラベルが作成されます。
すでに受信しているメールにフィルタ条件を適用させましょう
すでに届いているメールに、作成したフィルタ条件を適用するには、
「フィルタを作成」の右にある、「◯件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れましょう。
設定したはずなのに、まだ受信トレイにメールがいっぱい残っている！
と嘆いている人は、おそらくここにチェックが入っていません。。。
最後に、「フィルタを作成」をすると、自動振り分け設定が完了しました。
下は完了の画面です。
「test」のラベルに進むと、
naomi-noreply@google.comさんからのメールが、自動で振り分けされています。
以上です。いかがでしたでしょうか。
なぜこの方法で設定できたのか？
自動振り分け童貞の皆さまが陥りやすいポイントを
下記にまとめましたので、興味がある人は、ご覧ください。
陥りやすいポイント
検索条件が「すべてのメール」ではない
先にラベルを作成してしまう場合に、起こりやすいミスです。
ラベル作成からスタートすると、
検索範囲が、「ラベル名」になっている場合が多いです。
新しく作成したラベルが付いているメールは、まだ存在しないので、
どう振り分け設定をしても、上手く行くはずがありません。
検索範囲を、「すべてのメール」にしましょう。
自動アーカイプの設定していない
「アーカイプ」とは、「受信トレイからメールを取り除く」という意味です。
「メールを削除」ではありません。
自動アーカイプ設定ができていないと、受信トレイにも届いてしまいます。
既存のメールに自動振り分けを適用していない
設定したはずなのに、まだ受信トレイにメールがいっぱい残っている！
と悩む人は、おそらくこの落とし穴にはまっています。
何も設定せずに、すでに届いているメールにも振り分け設定が反映されるわけではありません。
フィルタを作成する時に、「◯件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れましょう。
